Egy utazási iroda működésének természetes része, hogy rengeteg dokumentum keletkezik. Foglalások, utazási szerződések, számlák, befizetések, lemondások, ügyféllevelezések és egyéb, az utazás megszervezéséhez kapcsolódó adatok kerülhetnek a rendszerbe. Ezek kezelése azonban nem merül ki abban, hogy az iroda egyszerűen eltárolja őket egy számítógépen vagy egy irattárban. A dokumentumok megőrzésére egyrészt számviteli és adózási szabályok vonatkozhatnak, másrészt az ügyfelek személyes adatai miatt az adatvédelmi előírásokat, vagyis a GDPR szabályait is figyelembe kell venni. A két terület ráadásul nem mindig ugyanazt az adatmegőrzési időt indokolja.
